Инфокрафт: Бухгалтерия СНТ

Начальная загрузка данных из файлов Excel picture_as_pdf

Для первоначального заполнения базы (создания участков и лицевых счетов) можно воспользоваться обработкой «Помощник загрузки данных». Данная обработка находится в меню «Лицевые счета и участки», блок «Сервис». Она предназначена для загрузки в программу данных из файлов, созданных в Excel.

Прежде чем загружать данные, необходимо сохранить к себе на компьютер один из шаблонов. Сохранение шаблона запускается по нажатию кнопки «Получить шаблон». К скачиванию будет предложен вид шаблона, выбранный с помощью установки флага.

Далее необходимо указать путь сохранения (выбрать папку на компьютере).

Если Вы планируете вести учет по долям, то перед загрузкой шаблонов в программу необходимо в программе проставить соответствующий флаг:

Меню «Главное» - «Настройки СНТ» - «Функциональность» - «Учитывать доли».

После заполнения шаблона загрузка данных производится через обработку «Помощник загрузки данных». В поле «Имя файла» нужно выбрать заполненный шаблон (с помощью кнопки с изображением трех точек).

В поле «Номер первой строки» устанавливается значение 2. При необходимости указывается значение в поле «Номер последней строки». Пример: если указать значение 3, то будут загружены только вторая и третья строка файла.  В поле «Дата загрузки» указывается дата записи значений, которые занесены в файл. Для шаблона «Лицевые счета» эта дата влияет на дату открытия лицевого счета.

!Начисление взносов возможно не ранее этой даты.

Загрузка данных запускается нажатием кнопки «Выполнить загрузку».

Реализована загрузка следующих данных:

• Шаблон «Граждане» - с помощью этого шаблона создаются граждане в соответствующем справочнике. Заполняется фамилия, имя и отчество, из дополнительных реквизитов - дата рождения, номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, ИНН, данные о документе, удостоверяющем личность (вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения, выдавшего документ). Эти реквизиты не обязательны для заполнения, поэтому эти колонки можно оставить пустыми: в этом случае никаких реквизитов у созданных граждан заполнено не будет. С помощью этого шаблона нельзя связать граждан и объекты учета, где они проживают. После создания граждан их можно использовать в других шаблонах - при полном совпадении фамилии, имени и отчества дублирования информации не произойдет.

Пример шаблона:

• Шаблон «Участки» предназначен для создания объектов учета.

Для создания помещения обязательно заполнение адресной информации (регион, населенный пункт, улица, участок), иначе будет создано несколько одинаковых объектов. Также при создании можно (но необязательно) указать количество соток, количество зарегистрированных граждан.

• Шаблон «Зарегистрированные» предназначен для установления статусов регистрации граждан и степеней родства. При загрузке этого шаблона программа проверит, не были ли указанные граждане созданы ранее. Если созданные ранее граждане будут найдены, то им будет загружена новая информация - о степени родства, статусе регистрации. При заполнении шаблона можно использовать либо номер лицевого счета либо адрес для связи гражданина с лицевым счетом либо объектом учета.

Данный шаблон доступен, если в настройках включена функциональность «Регистрационный учет».

Пример шаблона:

• Шаблон «Приборы учета» предназначен для создания приборов учета и загрузки информации по ним. Данные можно загружать по адресу или по номеру лицевого счета. При заполнении файла необходимо указать также вид прибора учета - если такой вид уже создан в базе данных, то он будет использован при создании приборов учета. Если вид приборов учета, указанный в файле, не будет найден в базе данных, тогда он будет создан при загрузке.

Если прибор учета однотарифный, то колонка «Тарифная зона для многотарифных ПУ» оставляется пустой.

Если счетчик многотарифный, то в шаблоне необходимо заполнить колонку «Тарифная зона для многотарифных ПУ». 

При загрузке многотарифных приборов учета необходимо выбрать одно из двух условий определения многотарифности. В случае, если выбрано условие «Заполнена хотя бы одна тарифная зона», и в файле в колонке «Тарифная зона» для некоторых приборов учета одного вида указано одно и то же значение, то это значение будет использовано для создания тарифной зоны. Если выбрано условие «Заполнены две и более тарифные зоны», а значение в колонке «Тарифная зона» заполнено у некоторых приборов учета одного вида, тогда тарифная зона создана не будет. Условия предназначены для того, чтобы избежать ошибок при загрузке неправильно заполненных файлов: например, в ситуации, когда для прибора учета с видом «ГВС» не требуется создание тарифных зон, однако по ошибке была заполнена колонка «Тарифная зона».

В общем случае при загрузке приборов учета рекомендуется выбирать условие определения количества тарифных зон - «Заполнены две и более тарифные зоны». В случае, если выполняется загрузка многотарифных приборов учета, но для каждой тарифной зоны создан свой файл, следует выбрать условие «Заполнена хотя бы одна тарифная зона».

• Шаблон «Льготы граждан» - предназначен для загрузки информации по льготам. При загрузке этого шаблона выполняется поиск по фамилии, имени и отчеству гражданина. Если гражданин не будет найден, то программа создаст нового гражданина с указанными данными. Гражданину присваивается категория льготы (если указанной в файле категории льготы не будет найдено, тогда категория будет создана), устанавливается дата начала предоставления льготы. Также при необходимости можно указать данные о документе, на основании которого гражданину предоставлена льгота. Эти данные не являются обязательными для заполнения.

Данный шаблон доступен, если в настройках включена функциональность «Льготы».

Пример шаблона:

• Шаблон «Лицевые счета» - предназначен для загрузки лицевых счетов, а также создания участков и ответственных потребителей. Если участок и гражданин, являющийся ответственным потребителем, не будут найдены в базе данных, программа создаст их и использует для открытия лицевого счета. Для создания участка обязательно заполнение адресной информации, так же при создании можно (но необязательно) указать количество соток и количество зарегистрированных. С помощью поля «Собственник (ФИО)» создаются граждане в соответствующем справочнике. Колонку «Номер лицевого счета» можно оставить пустой, тогда значения будут присвоены автоматически, начиная с номера 00-000000001. Для создания лицевых счетов с определенными номерами необходимо указать нужные значения в данной колонке.  

Если необходимо по лицевому счету ввести начальные остатки обобщенно, то значения указываются в колонке «Задолженность», иначе (для отражения остатков в разрезе услуг) колонка «Задолженность» не заполняется, а остатки заносятся шаблоном «Подключенные услуги и задолженность». При этом если по лицевому счету/услуге есть переплата, то значение заносится со знаком «-».

Пример шаблона:

Если необходимо по лицевому счету ввести начальные остатки обобщенно, то значения указываются в колонке «Задолженность», иначе (для отражения остатков в разрезе взносов) колонка «Задолженность» не заполняется, а остатки заносятся шаблоном «Подключенные взносы и задолженность». При этом если по лицевому счету/взносу есть переплата, то значение заносится со знаком «-».

• Шаблон «Подключенные взносы и задолженность» - предназначен для первичного подключения взносов к лицевым счетам. При заполнении шаблона будут созданы новые взносы или, если взнос, указанный в шаблоне, уже создан в базе данных, он будет подключён лицевому счету начиная с указанной даты. При необходимости можно заполнить необязательные колонки: тариф (если тариф с таким значением не будет найден в базе данных, то он будет создан дополнительно), дата, с которой нужно подключить взнос, а также указать начальную задолженность по взносу и пени на дату подключения.

Пример шаблона:

После завершения загрузки отобразится уведомление «Загрузка завершена». Если загрузка будет произведена успешно, то в служебном сообщении будет указано, что объекты были созданы.

Если загрузка будет произведена с ошибками, то в служебных сообщениях будет указаны причины ошибок.

Особенности загрузки:

1. Если какие-то объекты уже созданы в базе, то требуется полное совпадение наименования элементов по каждому символу (пробел, запятая и т.д). Пример: «Петрозаводск г» и «Петрозаводск» не идентичны. Номера «001» и «1» не идентичны.
2. В любом шаблоне при наличии данных сразу следует заполнить все поля, так как по каждому элементу возможна только одна загрузка.

При повторной загрузке шаблона  будет выводиться уведомление о невозможности записать новые значения. Пример: в шаблоне «Лицевые счета» была произведена загрузка, при этом колонка  «Количество соток» была пустой. Потом шаблон был отредактирован, и данная колонка была заполнена. При повторной загрузке будет выдано сообщение по указанному лицевому счету: «Запись с данными уже введена ранее».

Либо может произойти дублирование элементов. Пример: будет создано два счетчика вместо одного.

Возможность удаления данных.

С помощью обработки «Помощник загрузки данных» так же можно подготовить удаление данных из программы. Будут помечены на удаление все данные по лицевым счетам, приборам учета, гражданам и объектам учета вне зависимости от того, какой шаблон выбран в обработке в данный момент.

Использование данной функции означает, что будут помечены на удаление все граждане, все помещения, все лицевые счета, все приборы учета и информация о них. Удаление не зависит от указанного типа шаблона и файла.

Перед удалением данных происходит двойная проверка. При установке флага «Включить возможность удаления данных» появится первое предупреждение. При нажатии на кнопку «Продолжить» на форме появится кнопка «Выполнить удаление».