Работа с должниками picture_as_pdf

Для работы с должниками в досудебном порядке реализована обработка «Работа с должниками», которая находится в подсистеме «Дополнительные возможности». Обработка позволяет выявлять должников, формировать и направлять предупреждающие уведомления о задолженности, о возможности отключения услуг и другое. Уведомления можно отправить электронным письмом, смс сообщением, обычным письмом или позвонив по телефону. С помощью обработки можно найти должников, которые удовлетворяют определенным условиям, сформировать по ним уведомления, отслеживать их состояния до решения вопроса с задолженностью.

Уведомление - это документ в программе, у которого есть состояние и описание перехода в следующие состояния (например, при полной оплате задолженности, уведомление перейдет в состояние “Закрыто”). При переходе из одного состояния в другое должнику может быть направлено соответствующее уведомление наиболее удобным способом, это может быть как в письменном виде, так и посредством смс или телефонного звонка. Способ отправки выбирается самостоятельно и может меняться при переходе уведомления из одного состояния в другое.

Перед тем, как начать работу с должниками, необходимо определить, какие состояния будет проходить уведомление и сделать соответствующие настройки в программе. 

Справочник «Состояния уведомлений»

Для того, чтобы создать состояния, заходим в «Дополнительные возможности» - «Справочники и настройки» - «Состояния уведомлений». Как было написано выше, для каждого состояния может быть несколько типов уведомлений: 

  • обычное письмо;
  • электронное письмо;
  • смс-сообщение;
  • телефонный звонок.

По умолчанию в программе созданы следующие состояния уведомлений для типов  «Электронное письмо» и «Обычное письмо» и для удобства помещены в группу «Примеры уведомлений»:

  • первичное предупреждение;
  • вторичное предупреждение;
  • уведомление об отключении услуги;
  • доставлено уведомление об отключении;
  • произведено отключение услуг;
  • создана претензия;
  • закрыто.

Можно переименовать существующие состояния и создать новые для других типов уведомлений.

При создании нового состояния заполняем следующие реквизиты:

  • Наименование - название состояния
  • Родитель - отношение к группе уведомлений 
  • Тип уведомления - выбираем, для какого из существующих типов уведомлений будет данное состояние (электронное письмо, телефонный звонок, смс-сообщение, обычное письмо)
  • Шаблон - по умолчанию в программе созданы шаблоны для каждого состояния для типа уведомления «Электронное письмо». Программа позволяет создать необходимые шаблоны самостоятельно или использовать существующие
  • Цвет уведомления - задается пользователем для облегчения визуального восприятия информации о состояниях уведомлений в общем списке уведомлений

На форме можно поставить флаг «Уведомление закрыто». При установке данного флага табличная часть с условиями пропадает. Это флаг учитывается при автоматическом смене состояний и не позволяет переводить уведомление из закрытого в другое состояние. Данный флаг должен устанавливаться для конечного состояния уведомления.

Напомним, что каждому уведомлению соответствует какое-то состояние, которое будет изменяться согласно заданным условиям. То есть для каждого состояния необходимо настроить условия для автоматической смены состояний. Для этого необходимо создать эти условия перехода.

Справочник «Условия уведомлений»

Справочник «Условия уведомлений» находится в подсистеме «Дополнительные возможности» и предназначен для задания условий, при выполнении которых уведомление перейдет в очередное состояние. 

В программе предопределены несколько условий уведомлений. Имеется возможность отредактировать их под собственные параметры или создать новые. Условие может состоять из нескольких фиксированных в программе условий (количество дней с начала уведомления, количество дней в текущем состоянии, количество дней с выполнения уведомления, процент оплаты, процент зафиксированной задолженности, текущая задолженность).

Важно давать наименования условиям таким образом, чтобы из него было понятно, что будет проверяться в данном условии. Например, создадим условие «Количество дней с начала уведомления больше 20», включающее в себя правила отбора по количеству дней с начала уведомления (больше 20) и текущей задолженности (больше 0).

В табличной части добавляем новую строку и выбираем один показатель из приведенного списка, заполняем вид условия и значение, с которым будет сравниваться заданный в первой ячейке показатель.

Таким образом можно создать столько условий уведомлений для каждого типа уведомления, сколько нужно. Если в табличной части задано несколько условий, то уведомление перейдет в текущее состояние только при выполнении всех данных условий.

После того, как условия и состояния уведомлений созданы, можно переходить к работе с должниками в обработке.

Вкладка «Лицевые счета»

Заходим «Дополнительные возможности» - «Работа с должниками». В первоначальном виде обработка выглядит следующим образом:

В данной таблице на вкладке «Лицевые счета» будут выводиться лицевые счета и задолженность по ним. Перед получением данных можно настроить отборы по адресной информации, услуге, сумме задолженности, количеству месяцев задолженности.

Также задолженность может включать аванс и пени или не включать, в зависимости от проставленного флага напротив соответствующего пункта. 

При нажатии кнопки «Получить данные» таблица заполняется лицевыми счетами должников с указанием даты и суммы последней оплаты, количеством месяцев и суммой задолженности. 

Справа отображается информация об уже сформированных уведомлениях и претензиях для выбранного лицевого счета, а также подробно расписанная задолженность за период 6 месяцев с момента последнего начисления за услуги.

Для формирования уведомлений необходимо выбрать лицевые счета для которых они будут созданы и нажать на кнопку «Сформировать уведомление». После чего попадаем в обработку «Создание уведомлений». 

Обработка «Создание уведомлений»

Обработка предназначена для созданий уведомлений на каждого должника в определенном состоянии и отправки его должнику одним из существующих способов (тип уведомления).

Для начала необходимо выбрать состояние, в котором будет находиться уведомление при создании. Помним, что состояния сгруппированы по типам уведомлений, и на этом шаге важно знать, каким образом будет отправлено уведомление (по смс, по электронной почте или другим возможным способом). Выбираем нужное состояние.

Нажимаем «Сформировать уведомление». Открывается окно. Так как в нашем примере был выбран тип уведомлений «Электронное письмо», то будет сформировано уведомление для отправки по e-mail. Адрес отправки подбирается автоматически из характеристики лицевого счета. Можно ввести адрес в это поле вручную, но лучше изначально заполнить e-mail адреса по всем лицевым счетам. В блоке справа отображается текст уведомления. Его можно загрузить из шаблона, отредактировать, а также можно добавить квитанции, вложения или индивидуальные файлы ЛС. Таким образом сформированное уведомление отправляется получателю.

Вкладка «Уведомления»

Рассмотрим вкладку «Уведомления» обработки «Работа с должниками», в которой отображаются все сформированные уведомления, показано их текущее состояние и  цветовой идентификатор, характеризующий это состояние.

На данной вкладке с уведомлениями возможно совершить несколько действий: обновить состояния, отключить услуги,  сформировать претензии и показать закрытые. Рассмотрим каждое по отдельности.

Обновить состояния

При  нажатии на эту кнопку открывается обработка «Групповая обработка уведомлений». Групповая обработка предназначена для перевода уведомлений из одного состояния в другое согласно условиям перехода. Рекомендуем обновлять состояния каждый день, так как каждый день могут изменяться условия для перехода уведомления из одного состояния в другое.

После открытия обработки выбираем организацию и вариант отбора уведомлений:

  • Все – для обработки будут выбраны все уведомления;
  • В указанном состоянии – для обработки будут выбраны уведомления, находящиеся в состоянии, указанном в реквизите «Состояние уведомлений для отбора»;
  • Выбрать вручную – необходимо выбрать вручную уведомления, которые будут обрабатываться.

Далее появится список отобранных уведомлений, который можно редактировать - добавлять или удалять уведомления.

Далее, после списка уведомлений, подобранных в соответствии с вариантом отбора, выбираем тип действия над уведомлением:

  • Смена состояний по условиям – если выбран этот тип действия, то на следующем шаге формируется список уведомлений, для которых возможно автоматически изменить состояние (выполнено условие перехода).

При выбранном пункте программа будет анализировать заданные для состояния уведомления условия, чтобы перейти в следующее состояние. То есть, для примера, сравнивает текущую задолженность с задолженностью, которая была при выставлении уведомления и количество дней с начала уведомления с каким-то заданным числом. И если условия выполняются, то уведомление переходит в следующее состояние. Если нет, то переходит к проверке следующего условия.

  • Смена состояний вручную – если выбран этот тип действия, то на следующем шаге выводится список уведомлений и имеется возможность указать состояние в которое они перейдут.

В соответствии с выбранным типом действия уведомление переходит в новое состояние и на вкладке «Список задач» появятся уведомления, по которым необходимо отправить письма, смс либо позвонить.

Отключить услуги

При нажатии на эту кнопку открывается новое окно «Отключение услуг». Имеется возможность выбрать услугу, которую надо отключить, а также лицевые счета, для которых это необходимо сделать.

Проверить, отключена ли услуга можем в подсистеме «Лицевые счета и объекты учета» документ «Изменение услуг лицевых счетов».

Формирование претензии

Подбираем уведомления, по которым необходимо сформировать претензии. При нажатии на эту кнопку попадаем в обработку «Создание новых претензий» для подготовки списка должников и создания претензий. Далее идет работа с претензиями. После создания претензий выбранные уведомления переводятся из текущего состояния в состояние «Выставлена претензия». 

Вкладка «Список задач»

На вкладке «Список задач» выводятся уведомления, по которым необходимо совершить действия (позвонить, отправить письма, отправить смс, отправить e-mail).

Как программа понимает, что действие по уведомлению еще не совершено? Для этого у документа  «Уведомление» есть реквизит «Статус текущего состояния». При переходе в новое состояние уведомлению присваивается статус текущего состояния в «Не выполнено». А когда отправляется e-mail, смс-сообщение, выполняется телефонный звонок, отправляется обычное письмо, то статус меняется на «Выполнено». Таким образом, на вкладке «Список задач» отображаются все уведомления, у которых статус текущего состояния не соответствует «Выполнено».

Рассмотрим вкладки: 

  • Все - отображается весь список уведомлений, по которым необходимо выполнить действие.
  • Позвонить - отображаются уведомления с типом «Телефонный звонок», по которым еще не было совершено звонка.
  • Отправить письма - отображаются уведомления с типом «Обычное письмо». На данной вкладке имеется возможность распечатать выбранные уведомления для отправки должникам.
  • Неотправленные e-mail - отображаются уведомления с типом «Электронное письмо». В данном списке будут отображаться уведомления, по которым по каким-то причинам не были отправлены e-mail ранее. Чтобы их отправить, выберете нужные уведомления и нажмите кнопку «Отправить e-mail».
  • Неотправленные СМС - отображаются уведомления с типом «СМС-сообщение». На данной вкладке имеется возможность отправить СМС-сообщения по выбранным уведомлениям. 

Если на вкладке «Список задач» нет уведомлений - значит по всем текущим уведомлениям в базе произведена необходимая работа.

В характеристиках лицевого счета добавлены следующие характеристики работы с должниками:

  • Не звонить - устанавливается, если по уведомлению для данного лицевого счета нет необходимости совершать звонки. После установки данному параметру значение  «Да» уведомление не отображается в «Списке задач» на вкладке «Позвонить».
  • Не отправлять СМС - устанавливается, если по уведомлению для данного лицевого счета нет необходимости отправлять СМС. После установки данному параметру значение  «Да» уведомление не отображается в «Списке задач» на вкладке «Неотправленные СМС».
  • Не отправлять электронные письма - устанавливается, если по уведомлению для данного лицевого счета нет необходимости отправлять электронные письма. После установки данному параметру значение  «Да» уведомление не отображается в «Списке задач» на вкладке «Неотправленные e-mail».
  • Создано соглашение о рассрочке - устанавливается, если для данного лицевого счета  не должны создаваться уведомления. После установки данному параметру значение «Да» в обработке «Работа с должниками» лицевой счет помечается зеленым кружком, а при попытке создать уведомление выдается сообщение об ошибке. 

Документ «Уведомления»

Документ находится в подсистеме «Дополнительные возможности» и предназначен для просмотра и создания уведомления, а также создания претензионного письма к уведомлению.

Документ уведомление содержит следующие реквизиты:

  • Лицевой счет - лицевой счет, по которому создается уведомление;
  • Текущее состояние -  состояние, в котором находится уведомление в данный момент. Состояние изменяется автоматически в зависимости от условий состояний при запуске смены состояний, а также есть возможность поменять его вручную с помощью кнопки  «Изменить состояние»; 
  • Статус состояния - статус, в котором находится состояние уведомления в текущий момент. Различают несколько статусов состояния: выполнено успешно, выполнено неуспешно, в работе, отменено. Статус состояния возможно изменить самостоятельно только для типов уведомлений «Обычное письмо» и «Телефонный звонок»;
  • Комментарий - в данном поле можно оставить комментарий для уведомления;
  • Задолженность - указывается задолженность по всем услугам или по списку выбранных услуг

Для удобства на форму документа выведен комментарий из лицевого счета. Комментарий берется из вкладки «Комментарий» лицевого счета и отображается только при его наличии. При наличии комментария есть возможность его изменить на форме документа.

При уведомлениях с типом  «Обычное письмо» и «Телефонный звонок» статус состояния необходимо менять самостоятельно для того, чтобы уведомление уходило из раздела списка задач в обработке «Работа с должниками». Уведомления со статусом состояния «Выполнено успешно» автоматически уходят из этого списка. 

Закладка «Список услуг» содержит информацию о составе уведомлений в разрезе услуг. В верхней части документа есть кнопка «Изменить состояние» с выпадающим списком действий, которые переведут уведомление в соответствующее состояние.

На закладке «История работы» отображаются все переходы уведомлений по состояниям.

вниз
наверх