Инфокрафт: Бухгалтерия СНТ

Обработка находится в подсистеме «Расчеты» – «Сервис» и предназначена для отправки электронных писем лицевым счетам.

Перед тем, как отправлять платежные документы, их необходимо сохранить:

1. Сформировать Квитанции.

2. Нажать кнопку «Записать» - «Записать новые» (квитанции, которые ранее не были сохранены) или «Записать все».

3. Закрыть обработку формирования платежных документов.

4. Можно приступать к отправке квитанций на электронную почту.

Отправить платежные документы через обработку «Отправка электронных писем» можно непосредственно из формы отчета «Квитанции» нажав кнопку «Отправить».

Чтобы отправить электронные письма лицевым счетам, сначала необходимо настроить учетную запись электронной почты и характеристику электронного адреса лицевого счета. Для этого следует нажать перейти на вкладку «Настройки».

Вкладка «Настройки»

Форма содержит следующие реквизиты:

• «Учетная запись электронной почты» – элемент справочника «Учетные записи электронной почты», который предназначен для ведения учетных записей электронной почты, которые используются для получения и отправки электронных сообщений:

Для того, чтобы создать учетную запись электронной почты следует нажать F8:

В открывшейся форме заполните поля «Адрес электронной почты», «Пароль»*, «Имя отправителя», установите признак использования учетной записи для отправки и/или получения почты, а так же установите переключатель «Определить параметры подключения автоматически».

* Для настройки отправки писем требуются специальные пароли приложений: более подробно можно узнать по ссылкам:

для Яндекс.Почты, Для Mail.ru, Для Gmail.com

Если настройка завершилась ошибкой, проверьте параметры:

• SMTP-сервер:  зависимости от вашего почтового сервиса (Yandex Почта, GoogleMail, Mail.ru и т.д);
• флаг «Использовать безопасное соединение SSL» должен быть отмечен; 

• «Характеристика электронного адреса» – характеристика участка, в которой указан адрес электронной почты лицевого счета, на который будет происходить отправка сообщения. Имеется возможность как указать свою собственную созданную характеристику участка, так и указать предопределенную характеристику «E – mail» плана видов характеристик «Характеристики участков»;

• Флаг «Хранить вложения электронных писем» – при установке флага вложения отправленных электронных писем будут сохранены в информационной базе. В результате постоянного хранения и накопления данных вложений объем информационной базы может значительно увеличиться. Просмотреть сохраненные вложения электронных писем можно на вкладке «Вложения» документа «Электронное письмо».
• «Формат файлов вложения» – формат, в котором будет отправлено вложение электронного письма. Поддерживаются форматы «xls», «pdf»,  «xlsx», «docx», «html», «odx». Можно указать несколько форматов.

Табличная часть «Получатели»

В табличной части «Получатели» необходимо указать в колонке «Лицевой счет» список лицевых счетов, которым необходимо отправить электронные письма; в колонке «Адрес отправки» – почтовые адреса данных лицевых счетов заполняются автоматически из характеристики, указанной в участке; в колонке «Отправлять» необходимо установить флаги напротив тех лицевых счетов, электронные письма которым нужно отправить.

Табличную часть можно заполнить вручную, либо воспользовавшись кнопкой «Заполнить», при нажатии на которую открывается стандартная форма подбора лицевых счетов.

По каждому лицевому счету, который указан в табличной части, будет отправлено письмо с темой и текстом, а также выбранным вложением, которые указываются в блоке «Содержание». В качестве вложения может быть любой произвольный файл или квитанция. Прикрепленные отчеты будут отправлены с учетом тех настроек, которые указаны непосредственно в форме самих отчетов, где также можно отправить отчет с помощью кнопки «Отправить».

На данной вкладке можно указать тему и текст письма,. Текст письма можно заполнить из шаблона, или отредактировать вручную, если установлен флаг «Редактировать текст».

Кнопка «Загрузить из шаблона»

Позволяет загрузить текст шаблона, сохраненный ранее в справочнике «Шаблоны сообщений». При нажатии на кнопку выдается сообщение о замене текущего текста на новый текст шаблона. Если ответить «Нет», новый текст шаблона будет добавлен к текущему.   

Кнопка «Сохранить»

При выборе пункта «Создать новый шаблон» текущий текст шаблона будет сохранен в справочнике «Шаблоны сообщений» с названием, указанным в окне «Введите наименование для шаблона», открывающемся сразу после нажатия на данную кнопку.

При выборе пункта «Заменить существующий» текущий текст шаблона будет заменен на текст из шаблона, выбранного в справочнике «Шаблоны сообщений», открывшемся после нажатия на кнопку.

Кнопка «Вставить»

В редакторе сообщения кроме ввода текста можно использовать вставки реквизитов лицевого счета и значений характеристик участков. Для этого необходимо нажать на данную кнопку, выбрать из меню пункт «Реквизиты» или «Характеристики».

При нажатии на кнопку «Вставить» – «Реквизиты» открывается форма выбора реквизита:

Чтобы выбрать реквизит в данной форме, необходимо нажать на кнопку «Добавить новое поле», в появившейся строке нажать на «…» – откроется форма «Выбор поля», в которой необходимо сделать двойной щелчок мышью по нужному реквизиту, нажать на кнопку «Выбрать» в форме «Выбор поля», а затем на кнопку «Выбрать» в форме выбора реквизита.

Просмотреть содержание отправленного электронного письма можно на вкладке «Содержание» документа «Электронное письмо».

Вкладка «Содержание вложения»

Флаг «Добавлять платежные документы»:

При установке флага становится видимой группа следующих реквизитов:

• «Период отчета» – период для отчета (по умолчанию отчетный период основной организации пользователя или, если отсутствует, то текущая дата);
• «Имя файла вложения» – имя файла вложения, под которым результат отчета будет прикреплен к письму;

Флаг «Добавлять произвольные вложения» – позволяет отправить всем получателям внешний файл;

Флаг «Добавлять индивидуальные вложения лицевого счета» – при установке флага в табличной части «Получатели» добавится дополнительная колонка «Доп. Вложение», в которой можно указать внешний файл, который необходимо отправить только ограниченному числу пользователей.